Politique de confidentialité

Mise à jour le 1 juin 2025

La protection de vos renseignements personnels est une priorité pour nous.

CONFIDENTIALITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La confidentialité, notre engagement

Docmana (« nous », « nos » et « notre ») reconnait qu’elle a l’obligation d’adopter, d’implanter et de maintenir à jour des procédures répondant aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et de toutes autres lois en matière de protection des renseignements personnels qui s’appliquent sur le territoire où nous exerçons nos activités commerciales.

Nous nous soucions d’établir un processus transparent quant au respect de la vie privée de notre clientèle et nous nous engageons à respecter les déclarations suivantes sur la façon dont nous recueillons, utilisons, divulguons et gérons les renseignements personnels en notre possession et sous notre contrôle permettant, directement ou indirectement, d’identifier une personne (« vous », « vos » et « votre »).

Chef de la protection des renseignements personnels

Un Chef de la protection des renseignements personnels a été nommé à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. Il a pour rôle, notamment, d’assurer la conformité de la présente politique de confidentialité (« Politique ») au sein de notre organisation et la mise en œuvre de nos pratiques et procédures relatives au traitement de vos renseignements personnels. Il est également responsable du traitement de vos demandes relatives à vos renseignements personnels et d’agir comme interlocuteur avec les autorités responsables en matière de renseignements personnels, le cas échéant.

Politique de confidentialité

Notre Politique évolue constamment et elle s’appliquera aux différentes interactions que nous pourrons avoir avec vous au cours de notre relation d’affaires, par exemple lorsque vous interagissez avec nous sur notre site Web, lorsque vous nous faites parvenir de nouveaux renseignements personnels via courriel ou les pages de notre marque sur les réseaux sociaux, ou par tout autre moyen.

Nous mettons régulièrement à jour notre Politique. Cette dernière est rédigée de manière simple, claire et avec le plus de transparence possible. Nous voulons vous aider à mieux comprendre nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

VOTRE CONSENTEMENT

Quelle est l’étendue de votre consentement?

En nous communiquant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions, conservions et divulguions vos renseignements personnels conformément à la présente Politique telle que modifiée de temps à autre ou de toute autre manière conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Votre consentement sera requis au moment de remplir un formulaire de contact sur notre site Internet, ou à tout autre moment où la collecte de nouveaux renseignements personnels sera nécessaire au cours de notre relation d’affaires avec vous. Sachez que, sous réserve des lois applicables, votre consentement peut être donné de façon explicite, verbalement ou par écrit et, dans certains cas, de façon implicite.

En nous fournissant l’information demandée, incluant, mais sans s’y limiter vos renseignements personnels, vous certifiez que cette information est véridique, exacte et complète en tout point et vous reconnaissez que nous nous fions à cette information pour vous donner des renseignements ou vous faire bénéficier de nos produits ou services.

Pouvez-vous retirer votre consentement ?

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement nous donnant le droit de recueillir, de conserver, d’utiliser et de communiquer vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions prévues par la loi.

Cependant, en cas de retrait de ce consentement, vous comprenez que cela pourrait entraîner des répercussions sur notre relation d’affaires avec vous. Par exemple, nous pourrions être dans l’incapacité de vous fournir toute prestation de services et produits de Docmana. Dans certains cas, même en cas de retrait de ce consentement, nous pourrons continuer la conservation, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels en raison de nos obligations légales ou contractuelles.

Si vous refusez que nous recueillions certains de vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir le produit ou service demandé.

COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

Au moment de recueillir des renseignements personnels, au moyen jugé le plus approprié, nous vous informons quant aux modalités de la cueillette, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels, et obtenons votre consentement avant ou lors de la cueillette de ces renseignements personnels.

Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant en personne, par l’entremise de notre site Web ou par courriel. À titre d’exemple, nous pouvons notamment collecter vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web, visitez les pages de notre marque sur les réseaux sociaux, remplissez un de nos formulaires, utilisez l’un de nos services ou communiquez avec nous.

Directement auprès de vous

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous.

Auprès d’autres sources

Selon le produit ou le service que nous offrons, nous pouvons également recueillir ces renseignements personnels auprès d’autres sources, incluant, mais sans s’y limiter, de nos fournisseurs de services, nos clients corporatifs ou une autre personne au sein de votre organisation susceptible de nous fournir vos renseignements personnels. Sachez que nous exigeons de ces tiers de recueillir votre consentement lors de la collecte de vos renseignements personnels afin de nous transmettre ceux-ci (sauf dans la mesure où la collecte auprès d’un tiers est autorisée par la loi).

Si vous nous fournissez, ou fournissez à nos fournisseurs de services ou nos sociétés affiliées, des renseignements personnels relatifs à d’autres personnes, vous déclarez avoir le pouvoir de le faire et, le cas échéant, avoir obtenu le consentement nécessaire et reconnaissez ces renseignements personnels peuvent être utilisées conformément à la présente Politique.

Quels renseignements personnels collectons-nous?

Nous recueillons uniquement vos renseignements personnels qui nous sont nécessaires pour vous servir nos services, respecter nos obligations et toutes autres fins déterminées avant la collecte. Dans le cadre de notre relation d’affaires avec vous, nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet, tels que :

Catégories

Exemples

Renseignements d’identification

Prénom et nom
Adresse courriel
Langue

Renseignements sur les communications découlant de votre relation avec nous

Préférence de communication
Historique, enregistrement et compte-rendu de vos communications avec nous
Communications écrites (courriel, clavardage, etc.)
Réponses aux communications (incluant les sondages)

Sachez que ce sont des exemples. Certains de ces renseignements personnels sont recueillis uniquement pour des produits et services précis. Conséquemment, nous ne recueillons pas les renseignements personnels qui y sont associés si vous ne détenez pas ces produits et services.

UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels?

En fonction des différentes interactions que nous pourrions avoir avec vous et sous réserve des utilisations permises par la loi, les renseignements personnels que vous nous fournissez ou qui sont recueillis auprès d’un tiers peuvent être utilisés aux diverses fins suivantes :

Vérifier votre identité

Administrer vos produits et services

Offrir les produits et services que nous croyons susceptibles de répondre à vos besoins ;
Fournir des interactions personnalisées ;
Traiter une transaction en lien avec un service ou un produit ;
Transmettre des offres promotionnelles et rabais spéciaux personnalisés ;
Communiquer avec vous ;
Répondre à une demande que vous nous avez adressée ;
Traiter les plaintes ;
Mettre à jour vos renseignements personnels dans vos dossiers ;

À des fins administratives internes

Évaluer le rendement de nos produits et services ;
Assurer la qualité de nos produits et services ;
Élaborer des pratiques et procédures de vérification interne ;
Assurer une bonne gestion des risques ;
Établir nos rapports internes et commerciales ;

Autres utilisations

Répondre aux demandes, aux mandats et aux ordonnances des organismes pouvant nous contraindre à divulguer vos renseignements personnels ;
En cas de brèches de sécurité et de fraude, prévenir, déceler rapidement, procéder à des enquêtes et informer les autorités compétentes, le cas échéant ;
Nous aider à se conformer à nos obligations contractuelles, règlementaires et légales ; et
Toute autre utilisation prévue par la loi. Par exemple, la loi permet l’utilisation de vos renseignements personnels à d’autres fins, telles que :
Lorsque nous les avons anonymisées ;
Lorsque nous obtenons le consentement exprès de la personne concernée ;
Son utilisation est à des fins compatibles ;
Son utilisation est manifestement à l’avantage de la personne concernée ; ou
Son utilisation est nécessaire à d’autres fins prévues par la loi.

COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Quelle est l’étendue de la divulgation de vos renseignements personnels?

Nous limitons les renseignements que nous fournissons aux personnes autorisées aux seuls renseignements qui sont nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Aux fins énumérées plus haut, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à certains tiers à qui il est nécessaire de les communiquer aux fins auxquelles ces renseignements sont recueillis incluant, aux personnes suivantes :

Au sein de notre organisation

Au sein de notre organisation, l’accès à vos renseignements personnels est limité à nos employés, nos dirigeants, nos administrateurs, nos mandataires, nos consultants, nos agents et nos représentants autorisés qui ont besoin d’accéder dans l’exercice de leurs fonctions.

À des partenaires et fournisseurs

Dans les contrats conclus avec ces partenaires et fournisseurs de services, nous prévoyons des modalités relatives à la protection et au traitement de vos renseignements personnels. Nous leur exigeons notamment de préserver la confidentialité de ces renseignements personnels, d’utiliser ces renseignements personnels qu’aux fins de l’exécution du contrat, de procéder à la destruction des renseignements personnels à l’issu du contrat, de notifier notre Chef de la protection des renseignements personnels toute violation et toute tentative de violation des obligations de confidentialité ainsi que d’autoriser les vérifications relatives à leurs obligations de confidentialité par notre Chef de la protection des renseignements personnels.

Aux entités auxquelles vous avez consenti à ce qu’elles nous transmettent vos renseignements personnels

Aux autres entités autorisées en vertu d’une loi ou d’une réglementation

Aux autorités, tribunaux et d’autres organismes d’application de la loi

Nous devrons parfois communiquer certains de vos renseignements personnels lorsque la loi l’exige, comme dans le cas d’un mandat de perquisition, d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une assignation à témoigner. Il est également possible que nous soyons dans l’obligation de devoir communiquer vos renseignements personnels à des autorités réglementaires.

PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Encadrement des membres de notre personnel

La protection de la confidentialité de vos renseignements personnels est importante pour nous. Les membres de notre personnel accordent une grande importance à nos politiques et procédures en matière de sécurité et protection des renseignements personnels. Nous disposons d’excellents programmes de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels obligatoires pour tous nos employés. Nous nous engageons en tout temps à appliquer notre Politique de manière à respecter les lois applicables en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre de bonnes pratiques de l’industrie pour protéger les renseignements personnels que nous détenons et assurer un contrôle contre la perte, le vol et l’accès non autorisé à ces renseignements personnels, leur divulgation, leur reproduction, leur utilisation ou toute modification. Pour ce faire, nous avons aussi mis en œuvre des procédures, des pratiques et des normes raisonnables, appropriées et concordantes avec les exigences légales et réglementaires.

Avis relatif à la transmission de renseignements personnels par courriel

Votre relation d’affaires avec nous pourrait vous amener à échanger des renseignements confidentiels avec nous par courriel. Cependant, vous comprenez que nous ne pouvons garantir la sécurité de tous les renseignements personnels que vous nous transmettez par courriel. Sachez que vous le faites donc à vos propres risques. De plus, lorsque vous communiquez avec nous par courriel, vous nous autorisez à communiquer avec vous par courriel. Afin d’assurer votre sécurité et la protection de vos renseignements personnels lors d’un échange de renseignements personnels par courriel, vous pouvez utiliser un logiciel de chiffrement ou un mot de passe.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

De manière générale, nous visons à conserver vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la finalité pour laquelle nous avons obtenu vos renseignements personnels. À cet effet, nous avons établi un calendrier de rétention des données qui est disponible à l’ensemble de nos employés. Ce calendrier de rétention permet d’aider notre équipe à mieux gérer vos renseignements personnels et assurer leur conservation conformément à la législation et la réglementation qui nous aient applicable.

Qu’advient-il de vos renseignements personnels après la période de conservation?

À la fin de leur durée de conservation telle que prévue par notre calendrier de rétention des données, vos renseignements personnels sont détruits et/ou anonymisés de manière sécuritaire, conformément aux lois applicables, aux bonnes pratiques de l’industrie et à nos pratiques de sécurité adoptées de temps à autre. Pour plus de clarté, l’ « anonymisation » signifie que vos renseignements personnels ne peuvent plus permettre, de façon irréversible, de vous identifier directement ou indirectement.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont hébergés et traités dans nos serveurs et des serveurs appartenant à nos tiers fournisseurs. Nous prenons les mesures nécessaires pour assurer la protection de vos renseignements personnels, conformément aux lois en vigueur en matière de renseignements personnels et à la présente Politique.

Notez également que vos renseignements personnels peuvent être sauvegardés et communiqués à l’extérieur de votre province de résidence et/ou du Canada. En effet, à titre d’exemple, vos renseignements personnels peuvent être sauvegardés sur des solutions infonuagiques, lesquelles peuvent nécessiter le transfert de données à l’extérieur de votre province de résidence ou même du Canada. Ainsi, en nous communiquant vos renseignements personnels, vous consentez au transfert de vos renseignements personnels hors de votre province de résidence, notamment dans des pays autres que le Canada. Si vos données sont transférées hors du Canada, les autorités gouvernementales locales pourraient y avoir accès, en conformité avec les lois applicables du pays en question.

VOS DROITS RELATIFS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Accéder à vos renseignements personnels

À la réception d’une demande écrite de votre part, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels afin de vérifier leur exactitude ou leur exhaustivité et, au besoin, vous pourrez demander que vos renseignements personnels soient mis à jour et/ou corrigés. Votre demande doit être assez détaillée pour nous permettre de vérifier votre identité et identifier les renseignements personnels auxquels vous souhaitez avoir accès.

Vous pouvez demander une copie de vos renseignements personnels qui sont en notre possession. Un montant raisonnable peut toutefois être exigé afin de couvrir les frais de transcription, reproduction et de manutention. Vous serez informé des coûts avant la reproduction des documents.

Rectification de vos renseignements personnels

Si vous croyez que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont inexacts, incomplets ou équivoques, vous pouvez faire une demande de rectification par écrit. Nous y apporterons les modifications appropriées nécessaires. Votre demande doit être assez détaillée pour nous permettre de vérifier votre identité et identifier les renseignements personnels auxquels vous souhaitez rectifier.

Suppression de vos renseignements personnels

Vous pouvez faire une demande par écrit de supprimer des renseignements personnels vous concernant si ceux-ci sont périmés ou non justifiés par l’objet du dossier. Au-delà de ces droits, nous pouvons refuser toute demande de suppression de vos renseignements personnels. Notamment, nous pouvons refuser une demande de suppression de vos renseignements personnels si la conservation de vos renseignements personnels est nécessaire à des fins de conformité avec une loi, un règlement ou avec une entente contractuelle, ou encore à toutes autres fins justifiant une telle conservation de vos renseignements personnels.

Plainte relative à vos renseignements personnels

Vous pouvez présenter une plainte concernant vos renseignements personnels. Nous ferons enquête dans tous les cas de plainte. À la suite de cette enquête, si la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation.

Si vous êtes d’avis que la loi n’a pas été respectée quant au traitement de vos renseignements personnels, vous avez également le droit de formuler une plainte par écrit auprès d’une autorité de contrôle en matière de protection des renseignements personnels.

Comment sont traitées vos demandes et plaintes?

Vos demandes et plaintes sont très importantes pour nous. Des processus ont été mis en place afin que vos demandes soient traitées dans les 30 jours suivant leur réception. Sachez que, dans certaines circonstances permises par la loi applicable, la période de 30 jours peut être prolongée.

Pour toute information additionnelle concernant le traitement de vos renseignements personnels ou pour soumettre une demande ou une plainte relative au traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez consulter les sections pertinentes de la présente Politique (vous pouvez utiliser la table des matières au début de la Politique pour vous aider à cibler plus rapidement les sections pertinentes) ou nous écrire à :

Chef de la protection des renseignements personnels

Docmana

1981, avenue McGill College, bureau 105

Montréal (Québec) H3A 0H6

Ou par courriel à :

renseignements.personnels@docmana.ai

POLITIQUE RELATIVE AUX TÉMOINS DE CONNEXION

Cette Politique relative aux témoins de connexion fait partie intégrante de notre Politique de confidentialité. Elle détaille l’utilisation que nous faisons des témoins de connexion et des technologies similaires sur nos sites Internet ainsi que vos options de gestion des cookies et vous aide à prendre des décisions éclairées sur les informations que vous souhaitez partager avec nous sur nos sites Internet.

Votre consentement

Dans le cadre de votre visite de notre site Web, votre consentement à certains témoins de connexion (témoins) vous sera demandez à l’aide d’une fenêtre contextuelle communément appelée « pop-up ». Nous pourrons utiliser les témoins dans la mesure à laquelle vous y consentez.

Qu’est-ce qu’un témoin de connexion?

Un témoin de connexion est des fichiers textes contenant de petites quantités d’information utilisés par un site Web qui permet d’enregistrer certaines informations reliées à votre navigation sur l’appareil que vous avez utilisé pour vous connecter à Internet. La plupart des pages Web comportent des éléments provenant de plusieurs domaines Web et votre navigateur peut recevoir des témoins de nombreuses sources lorsque vous notre site Web.

Pourquoi utilisons-nous des témoins de connexion?

Témoins strictement nécessaires

Les témoins strictement nécessaires sont des témoins essentiels pour que le site Web soit fonctionnel et vous permettent de naviguer sur le site Web et d’accéder à ses fonctionnalités. Vous ne pouvez pas désactiver ces témoins de connexion. Vous pouvez configurer votre navigateur afin de bloquer ou être informé de l'existence de ces témoins de connexion, mais certaines parties du site Web peuvent être affectées.

Témoins de fonctionnalité

Les témoins de fonctionnalité permettent d’améliorer et de personnaliser les fonctionnalités du site Web et d’optimiser l’expérience de nos utilisateurs sur notre site Web. Vous pouvez désactiver ces témoins de connexion. Dans un tel cas, une partie ou la totalité de ces services risquent de ne pas fonctionner correctement.

Témoins de performance

Les témoins de performance permettent de mesurer l'audience et les performances des contenus de notre site Web. Vous pouvez désactiver ces témoins de connexion.

Témoins publicitaires et marketing

Les témoins publicitaires et marketing permettent également de mieux connaître vos préférences en vue de vous offrir un contenu personnalisé. Ils peuvent être utilisés par ces sociétés pour établir un profil de vos intérêts et vous proposer des publicités pertinentes sur d'autres sites Web. C’est un témoin qui n’influence ni la qualité de votre navigation ni les fonctionnalités de base du site Web. Vous pouvez désactiver ces témoins de connexion. Dans un tel cas, nous ne pourrons pas vous fournir des publicités ciblées.

Comment pouvez-vous choisir vos préférences en matière de témoins de connexion?

Vous pouvez refuser l’utilisation de ces témoins qui ne sont pas nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité de notre site Web.

De plus, la plupart des navigateurs Web vous permettent de contrôler la plupart des témoins de connexion en vous rendant dans leurs paramètres. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les instructions à cet effet sur le site de votre navigateur Web. Cependant, certains services ne fonctionneront pas ou fonctionneront partiellement si les témoins de connexion sont désactivés.